Consideraciones para Compras Menores a 08 UITS
- Admin
- 5 mar 2018
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Las contrataciones iguales o inferiores a 8 UIT son aquellas adquisiciones no programables, que se realizan mediante acciones directas no encontrándose sujetas al cumplimiento de los requisitos de la Ley de Contrataciones del Estado, cuyos montos no superen las tres (08) UIT, Unidades Impositivas Tributarias (S/. 33,200.00 Nuevos Soles para el año 2018) vigentes al momento de la adquisición o contratación la misma que contara con los siguientes documentos:
REQUERIMIENTOS
El requerimiento debe ser elaborado de acuerdo a la directiva vigente por el área Usuaria, siendo ésta la encargada de definir con presicion los términos de referencia y/o especificaciones técnicas, la misma que deben contar con la firma del área usuaria o los responsables de acuerdo al tipo de adquisición y/o contratación del bien o servicio.
Los requerimientos deben contar con la firma del área usuaria solicitante, la firma del Jefe de Logística y la Firma de la Gerencia de Administración y Finanzas,
No se admitirá requerimientos parciales o enmendados, tampoco requerimientos extemporáneos, salvo excepciones autorizadas por el jefe de Logística o la Gerencia de Administración.
Los requerimientos deben ser presentados a la oficina de Logística, anexando los Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas.
Cuando el requerimiento corresponda a obras, deberá de contar con la Disponibilidad Presupuestaria otorgada por Planeamiento y Presupuesto. asimismo debe contar con la firma del área usuaria solicitante (Residente y/o Supervisor de Obra y el VB de la Jefatura de Obras Publicas), la firma del Jefe de Logística y la Firma de la Gerencia de Administración y Finanzas, la misma que debe contar con su respectivo desagregado analítico de acuerdo al expediente técnico aprobado.
El Área Usuaria entregará a la Oficina Logística tres (03) copias originales de los requerimientos, distribuyéndose de la siguiente manera:
01 copia Área Usuaria.
01 copia Oficina de Logística
01 copia Expediente
TÉRMINOS DE REFERENCIA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
La formulación de las EETT o TDR deberá de ser realizado por el área usuaria en coordinación con la Jefatura de Logística, evaluando en cada caso las alternativas técnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfacción del requerimiento.
En la formulación de los EETT o TDR se define en forma clara y precisa los aspectos sustanciales del bien, servicio o consultoría que se necesita contratar, de tal modo se precise qué se requiere, para qué se necesita, cómo se requiere, donde se va a efectuar, en qué plazo, que requisitos mínimos debe tener el proveedor, la forma de pago, que área va a otorgar la conformidad, entre otros aspectos.
No se debe hacer referencia a marcas, o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que orienten a la contratación de la marca, fabricante o tipo de producto específico
Los EETT y los TDR deberán de ser suscritos por el área usuaria y, de ser el caso, por el área técnica que intervino en su elaboración.
El Área Usuaria entregará a la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial tres (03) copias originales de los EETT y TDR, distribuyéndose de la siguiente manera:
01 copia Área Usuaria.
01 copia Sub Gerencia de Logística y Control, Patrimonial.
01 copia Expediente
PROCEDIMIENTO PARA LAS COTIZACIONES
Con la formalización del requerimiento se elabora las cotizaciones con la cual empieza el proceso de contratación de bienes y servicios cuyo valor referencial es mayor a Una (01) Unidad Impositiva Tributaria, estará a cargo de la Jefatura de Logística y se efectuara de manera directa con la sola presentación de por lo menos dos (02) cotizaciones, que podrán efectuarse vía fax, correo electrónico u otro medio.
En caso que la contratación de bienes y servicios cuyo valor referencial es menor a Una (01) Unidad Impositiva Tributaria, sólo bastará con la cotización de un único proveedor.
Las solicitudes de cotizaciones deberán de ser registradas en el sistema de Gestión Logística de la Municipalidad, bajo responsabilidad de la Jefatura de Logística .
En las cotizaciones de servicios, bienes y/o consultoría de obras; se detallara, la Razón Social del Proveedor, Numero de RUC, Dirección y Teléfono, asimismo la cantidad, unidad de medida, descripción del bien y/o servicio a realizar, precio unitario, precio total, condiciones de los bienes y/o servicios (Impuesto de Ley, plazo de entrega, bien puesto en el destino que requiera el área usuaria, forma de pago y garantía del bien y/o servicio, en concordancia con el TDR y EETT asimismo deberá de contar con la fecha, firma y sello del proveedor,
Adicionalmente para establecer el valor de la adquisición o contratación en las cotizaciones, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
La empresa deberá de contar su respectivo RNP (Registro Nacional de Proveedores), si el monto supera 01 UIT.
Considerar a empresas especializadas en el rubro de lo solicitado por el área usuaria.
Obtener el costo del bien o servicio a contratar teniendo en cuenta que cumpla con lo solicitado en las especificaciones técnicas.
Elegir margen de calidad y de menor valor para otorgar la buena pro.
ELABORACIÓN DEL CUADRO COMPARATIVO Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO
Con la recepción de las cotizaciones, la Jefatura de Logística elaborará el Cuadro Comparativo y Otorgamiento de la Buena Pro, el mismo que deberá de elaborarlo en dos (02) copias originales, distribuyéndose de la siguiente manera:
01 copia para la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial.
01 copia la el expediente
SOLICITUD DE LA DISPONIBILIDAD /CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL
Una vez elaborado el Cuadro Comparativo y Buena Pro, o en su caso haber obtenido la cotización del único proveedor, la Jefatura de Logística, mediante un proveído (Solicitud de Disponibilidad Presupuestal) dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas solicitará a la Certificación Presupuestal correspondiente.
La Gerencia de Administración y Finanzas, con su V°B° respectivo, dará el pase a la Oficina de Presupuesto con el fin, que ésta área emita la Nota de Certificación Presupuestaria respectiva.
La Oficina de Presupuesto, en el caso de contar con la Disponibilidad Presupuestal, emitirá y enviará a la Oficina de Logística tres (03) copias originales de la Certificación Presupuestaria, distribuyéndose de la siguiente manera:
01 copia para su Área.
01 copia para la la Oficina de Logística .
01 copia la el expediente
El proveído (Solicitud de Certificación Presupuestal), OBLIGATORIAMENTE, deberá de contar con la siguiente documentación sustentatoria:
TDR o EETT
Requerimiento del Área Usuaria
Cotizaciones
Cuadro Comparativo y Otorgamiento de Buena Pro.
Proveído
En el caso de adquisiciones menores a una (1) UIT, se deberá de contar mínimamente con lo siguiente:
TDR o EETT
Requerimiento del Área Usuaria
Cotización del único proveedor.
Proveído
DEL COMPROMISO DE LOS GASTOS
PROGRAMACIÓN DE COMPROMISOS ANUAL (PCA)
Es un instrumento de programación del gasto público de corto plazo, por toda fuente de financiamiento, que permite la constante compatibilización de la programación del presupuesto autorizado, con el marco macroeconómico multianual, las reglas fiscales contenidas en la Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal y la capacidad de financiamiento del año fiscal respectivo.
El compromiso anual refleja el monto anualizado del acto administrativo o contrato a ser atendido con cargo a los créditos presupuestarios aprobados para un determinado año fiscal.
EL COMPROMISO (COMPROMISO MENSUAL)
El compromiso es el acto de administración por medio del cual la Jefatura de Logística respaldado en un CCP, ordena un gasto con cargo al presupuesto, contenidos en el CCP, que afecta los saldos disponibles de un crédito presupuestario.
El compromiso mensual es el acto administrativo mediante el cual el funcionario facultado a contratar acuerda, luego del cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, realizar gastos previamente aprobados, se acuerda la realización del gasto previamente aprobado, se afecta total o parcialmente los créditos presupuestarios.
Ningún compromiso podrá adquirirse por valor superior al CCP que lo ampara.
DOCUMENTOS PARA COMPROMETER GASTOS
El Cálculo Anualizado del Compromiso Anual, es la determinación del valor anualizado del compromiso, cuyo cálculo será registrado de acuerdo a los siguientes documentos:
016 Convenio suscrito
031 Orden de compra
032 Orden de servicio
059 Contrato compraventa
060 Contrato suscrito (varios)
070 Contrato suscrito (obras)
133 Resumen anualizado locadores de servicios
136 Convenio Marco – Orden de Compra
137 Convenio Marco – Orden de Servicio
233 Resumen servicios públicos anualizados
234 Dispositivo legal o Acto administrativo
ELABORACIÓN DE LAS ORDENES DE COMPRAS Y DE SERVICIOS
Una vez recepcionado la Nota de Certificación Presupuestaria, la Oficina de Logística formalizara la contratación o adquisición a través de la elaboración de la orden de compra (1 original y 3 copias).
La orden de compra u orden de servicio emitida debe contar con la respectiva firma de la Gerencia de Administración y Finanzas, y el jefe de Logística .
Antes de elaborar las Órdenes de Compras y de Servicios contarán con el compromiso registrado en el Sistema de Logística, y contarán obligatoriamente con un N° de Expediente SIAF de manera correlativa.
Las órdenes de compra y/o servicio serán distribuidas bajo responsabilidad de la Oficina de Logística y Control Patrimonial, de la siguiente manera:
Orden de compra.
1 copia Oficina de Logística.
1 copia Almacén.
1 copia Expediente
1 copia Proveedor para el cumplimiento.
Orden de servicio.
1 copia Oficina de Logística.
1 copia Almacén.
1 copia Expediente
1 copia Proveedor para el cumplimiento.
La Orden de Compra o de Servicio, OBLIGATORIAMENTE, deberá de contar con la siguiente documentación adjunta:
TDR o EETT
Requerimiento del Área Usuaria
Cotizaciones
Cuadro Comparativo y Otorgamiento de Buena Pro.
Proveído
Certificación Presupuestal
En el caso de adquisiciones menores a una (1) UIT, se deberá de contar mínimamente con lo siguiente:
TDR o EETT
Requerimiento del Área Usuaria
Cotización del único proveedor.
Proveído
Certificación Presupuestal
En el caso de Locación de Servicios, el Área Usuaria elaborará el Requerimiento detallando de todos los servicios de locación a contratar de manera anual, semestral o trimestral, asimismo deberá de contar mínimamente con lo siguiente:
TDR
Requerimiento del Área Usuaria.
Proveído
Certificación Presupuestal
CONFORMIDAD DE ORDEN DE COMPRA Y SERVICIO
La recepción y conformidad es responsabilidad del Jefe de Sub Gerencia de Contabilidad, sin perjuicio de lo que se disponga en las normas de organización Interna de la Entidad.
La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del área usuaria, quien deberá verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias.
ORDEN DE COMPRA
Para el caso de adquisiciones de bienes se concluirá con la entrega de los mismos en Almacén de la Municipalidad y/o el Almacén de la obra, dentro de los plazos determinados en las órdenes de compra, debiendo contar con la recepción y la conformidad del Jefe o encargado del Almacén.
En caso de Adquisiciones de equipos informáticos (Hardware y Software), y otros equipos sofisticados contaran adicionalmente con la conformidad del funcionario responsable que conoce sobre equipos informáticos.
El responsable de dar la conformidad de recepción de los bienes, servicios y consultaría de obras, deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los diez (10) días calendario de ser estos recibidos.
ORDEN DE SERVICIO
Para el caso de Contratación de Servicios y Consultoria de Obras se concluirá con las mismas, dentro de los plazos determinados en las órdenes de servicio, debiendo contar con la recepción y la conformidad del funcionario del área usuaria.
La conformidad será otorgada pro el área usuaria, (dependencias de la municipalidad), en caso del programa de funcionamiento.
En caso de contrataciones de servicios para el programa de inversiones la conformidad será otorgada por el funcionario del área usuaria.
El responsable de dar la conformidad de recepción de los bienes, servicios y consultoria de obras, deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los diez (10) días calendarios de ser éstos recibidos.
En caso de retraso en el pago, el contratista tendrá derecho al pago de Intereses establecidos por el proveedor, contando desde la oportunidad en que el pago debió efectuarse.
CUMPLIMIENTO CON LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO EN COMPRAS MENORES A 8 UIT
Para efectuar las referidas contrataciones, con independencia de su monto, se deberá verificar la no configuración de los impedimentos previstos en la normativa de contratación pública.
A los proveedores les aplica la obligación de contar con inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores, salvo en aquellas cuyos montos sean iguales o inferiores a una Unidad Impositiva Tributaria (1 UIT).
Las Entidades deben registrar y publicar en el SEACE todas las órdenes de compra u órdenes de servicio emitidas durante el mes, incluyendo aquellas a las que se refiere el literal a) del artículo 5 de la Ley, para lo cual, cuentan con un plazo máximo de diez (10) días hábiles del mes siguiente a su emisión.
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